document

document は中世ヨーロッパでは「教訓」や「警告」という意味で使われていました。語源であるラテン語の docere（教える）のニュアンスが強く残っていたためです。時が経つにつれて「教えるための証拠」から「公式な記録・書類」へと意味が変化していきました。

ネイティブのビジネス会話やソフトウェア開発の現場では、「If it's not documented, it didn't happen（記録されていなければ、それは起きていないのと同じ）」という格言がよく使われます。口頭でのやり取りだけでなく、しっかり文書化して残すことの重要性を説く実用的なフレーズです。

映画やテレビのジャンルであるドキュメンタリー（documentary）は、この単語から派生しました。事実をありのままに「記録する」という動詞 document の意味が映像作品に適用されたものです。1920年代に映画評論家が初めてこの言葉を使ったとされています。

公的・ビジネス上の重要な情報が書かれた書類や、事実を記録することです。『Please sign this document.（この書類に署名してください）』のように使います。

事実やプロセスを後から確認できるように記録・文書化する時に使います。『We must document every step.（すべての手順を記録しなければならない）』のようにビジネスで頻出します。

document は個々の書類や文書そのものを指します。一方の file は、それらの書類をまとめて整理・保管するバインダーや電子フォルダの役割を持ち、『put the document in the file』のように使います。

submit を使って表現するのが最も一般的でフォーマルです。『You need to submit the document by Friday.（金曜日までに書類を提出する必要があります）』のように使われます。

一度作成したら終わりではなく、状況の変化に合わせて継続的に更新される文書のことです。『Our guidelines are a living document.』のように、柔軟な運用を示す際によく使われます。